Dokumente

letzte Mutation 11.07.2023
 
Einleitung
Im Comatic/TWM steht eine vollständig integrierte 'Dokumentenverwaltung' inklusive 'Scan-Modul' zur Verfügung, in welcher Sie pro Adresse alle Dateiformate speichern und verwalten können. Diese 'Dokumentenverwaltung' finden Sie in der Menüleiste unter [Dokumente] sowie im Personal- und Adressstamm inkl. Register [Kontakte], im Register [Dokumente].
 
 
Die Dokumentenverwaltung bietet folgende Funktionen
  • Eine eigene Vorlage einer Standard-Ordnerstuktur einrichten.
    Hinweis: Diese Funktion 'Diese Ordner als Standard speichern' steht nur dem Superuser zur Auswahl.
  • Vorlage Ordnerstruktur pro Adresse übernehmen.
  • Dokumente scannen (mittels entsprechendem Scanner) Dokumente komfortabel einscannen- und verwalten.
  • Dokumente/Dateien, welche Sie elektronisch erhalten, sowie Mail-Anhang aus dem integrierten Mailprogramm direkt im Register [Dokumente] der entsprechenden Adresse speichern/verwalten.
  • Dokumentevorlagen mit Platzhalter, bzw. Wordvorlagen erstellen.
  • Mittels Kontextmenü neue, bzw. leere Word- und Excel-Dokumente erstellen.
  • Mittels Kontextmenü Vorlagen mit Daten aus der aktuell offenen Adresse, bzw. KP oder Person mischen.
  • Wenn das TWM-Modul 'Web-Portal' lizenziert ist, können Dokumente zudem in einem persönliches Web-Konto gespeichert werden, auf welches ArbN, Einsatzbetriebe, bzw. Kontaktpersonen und Factoringgeber mit einem Login (Benutzername- und Kennwort) zugreifen können.
Hinweise
  • Im Kapitel 'Dokumente Vorlagen und Ablageverwaltung' finden Sie Infos zur empfohlenen Dokumentenverwaltung.
  • Im Personalstamm können nur unter dem Register [Allg. Dok.] Vorlagen mit Daten gemischt werden.
  • Mittels Drag & Drop können Daten auch innerhalb der spezifischen Adress-Ordner verschoben werden. Bei zusätzlichen drücken der Ctrl.-Taste wird die Datei kopiert.
  • Mittels Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie Funktionen wie: (Öffnen, Ausschneiden, Einfügen, Kopieren, Löschen, Umbenennen, Zippen, Entzippen, Senden an..., erstellen von neuen Word- und Excel-Dokumente oder aus Vorlagen) ausführen.
 
Einstellungen und Voraussetzungen für die Speicherung der Dokumente
Damit alle Dokumente der verschiedenen Firmen in Comatic7 korrekt gespeichert werden können, sodass alle Benutzer darauf zugreifen können, müssen Sie zuerst den zentralen Server Ordner bestimmen. Definieren Sie auf dem Server (oder auf Ihrem Einzel PC, falls Sie ohne Netzwerk arbeiten) einen bestimmten Ordner als Hauptordner für Comatic 7 und geben Sie diesen Ordner allen Benutzern mit allen Berechtigungen frei.
Stellen Sie sicher, dass auf allen Computern im Netzwerk dieser Ordner als Server Ordner festgelegt ist. Dazu starten Sie auf jedem Computer als Administrator Comatic 7 und wählen im Menü 'Datenbanken', 'Datenbank öffnen'.
 
Menüleiste für die Dokumente:
Mittels den Schaltflächen können Sie folgenden Funktion ausführen:
 
Öffnet eine bestehende / markierte Datei
 
löscht eine bestehende / markierte Datei
 
Öffnet den Dateiexplorer in welchem Sie die zu importierende Datei auswählen/ importieren können.
 
Öffnet das Scann-Dialogfenster, in welchem Sie Dokumente einscannen können.
Weitere Infos zum scannen finden Sie im Kapitel Dokumente scannen.
generiert einen QR-Code für die entsprechenden Adresse für ????
 
Aktualisiert die Ansicht der zugewiesenen Daten und speichert die Dokumente aus dem Ordner 'Web-Dokumente' in das persönliche Web-Konto.
Hinweis Diese Schaltfläche besteht nur, wenn TWM-Modul 'Web-Portal' lizenziert ist.
 
Zugeordnete Dokumente
Zusätzlich lassen sich Dokumente zu jedem Datensatz (Offerte, Auftrag, Rechnung, Buchung usw.) zuordnen. Weitere Informationen dazu unter: Zugeordnete Dokumente
Die Dokumente einer bestimmten Datenbank
Comatic 7 erzeugt unterhalb des Server-Ordners einen Unterordner 'Doc' und darunter für jede Datenbank einen eigenen Unterordner. Darunter sind alle Dokumente der jeweiligen Datenbank gespeichert.
Spezielle Unterordner sind:
  • Img\Articles Die Bilder zu den Artikeln (nur sichtbar mit Administratoren-Rechten)
  • Img\Personal Die Bilder zum Personal (nur sichtbar mit Administratoren-Rechten)
  • Vorlagen Die Vorlagen zu den Dokumenten der Firma
 
Neue Datei erstellen
Damit eine neue Datei erstellt werden kann, benötigen Sie eine Vorlagen Datei im Unterordner 'Vorlagen' mit dem Namen 'Normal' und der entsprechenden Dateiendung, also z. Bsp. 'Normal.doc' für Word-Dokumente oder 'Normal.ppt' für PowerPoint-Präsentationen. Folgende Vorlagen werden automatisch erstellt:
- Normal.doc
- Normal.xls
- Normal.txt
Um eine neue Datei zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste innerhalb des Datei Fensters, dann im Kontext-Menü auf den gewünschten Datei Typ. Die Datei wird im aktuellen Ordner erstellt und Sie werden aufgefordert, den Datei-Namen einzugeben.
Hinweis: Neue Wordvorlagen können Sie gemäss Kapitel 'Dokumentevorlagen mit Platzhalter' erstellen.
 
Neue Ordner erstellen
Klicken Sie im linken Fenster auf den Ordner, an den der neue Ordner angehängt werden soll. Klicken Sie dann auf [Ordner neu...] oder aktivieren Sie die Funktion mit der rechten Maustaste im Menü. Ein neuer Ordner wird erstellt und Sie können sofort den gewünschten Namen erfassen.
 
Ordner löschen
Markieren Sie den zu löschenden Ordner und klicken Sie auf [Ordner löschen] oder aktivieren Sie die Löschfunktion über die rechte Maustaste. Nach positiver Bestätigung wird der Ordner mit allen Dokumenten und Unterordnern gelöscht.
 
Standard - Ordner speichern und laden
In der Dokumentenverwaltung der Adressen haben Sie die Möglichkeit, eine einmal erstellte Ordner-Konstellation mitsamt den enthaltenen Dokumente als Standard abzuspeichern. Mit einem Klick auf [Standard laden] werden dann diese Ordner und Dokumente in der aktuell geladenen Adresse eingefügt.