Rapportverbuchung in Lohn
letzte Mutation 30.05.2023
Einleitung:
Unter dem Menü Personal', 'Rapportverbuchung in Lohn' werden die Rapporte, bzw. Leistungen, welche zur Verbuchung in den Lohn offen sind, aufgelistet und verbucht.
Die zu verbuchenden Rapporte werden durch das System darauf geprüft, ob sie die Voraussetzungen für eine korrekte Rapportverbuchung erfüllen und unter bestimmten Voraussetzungen werden mehrere Lohnabrechnungen generiert.
Das Pendenzenfenster zeigt alle Pendenzen, welche die Rapportverbuchung der entsprechenden ArbN-Rapporte verhindert und alle fehlenden Rapport-KW von ArbN, für welche Rapporte zum Verbuchen bestehen.
Allgemeine Infos zur Rapportverbuchung
Die AHV-pflicht wird auf Basis des Geburts- und Lohnabrechnungsdatum automatisch durch das System berechnet.
ArbN sind ab dem 1. Januar nach Vollendung Ihres 17. Altersjahres, bzw. in welchem Sie 18 werden, AHV-pflichtig.
Hinweise betreffend AHV-pflicht von Rentner / Pensionierte:
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Personen sind ab dem ersten Tag des Folgemonats nachdem sie das Rentenalter erreicht haben Rentner.
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Rentner sind weiter der KTG und NBUV/BUV unterstellt.
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Rentner sind bis zum Freibetrag (2023: 16'800.- pro Jahr, bzw. 1'400.- pro Monat) von der AHV, ALV, FAR und WBK/VZK befreit
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Personen sind ab dem Folgemonat in welchem sie Rentner werden, nicht mehr BVG-pflichtig.
Allgemeine Infos zur Rapportverbuchung von Vorjahresrapporten:
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Vorjahresrapporte werden nur auf das Lohnabrechnungsdatum des letzten Vorjahrestag datiert, solange unter TWM-Einstellungen, für das Vorjahr die Lohnbuchhaltung noch nicht gesperrt ist. Zudem werden Vorjahresrapporte nicht verbucht, wenn das aktuelle Datum >=10.01.GJ ist, und eine MsgBox beschreibt die Voraussetzungen für das Verbuchen von VJ-Rapporten.
Wenn die Lohnbuchhaltung im Vorjahr gesperrt ist, wird beim Verbuchen der Rapporte eine Lohnabrechnung mit Datum im aktuellen Geschäftsjahr erstellt. Dabei wird das Lohnabrechnungsdatum durch das System so berechnet, dass der gesamte Betrag NBUV und ALV1 pflichtig ist.
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Die Lohnverarbeitung für Personal mit Anstellungs-Art 'Monatslohn mit Stunden- oder Monatstarif' erfolgt auf den mit dem Kunde vereinbarten Zeitpunkt oder wenn alle Rapporte eines Monats vorliegen.
Die Rapportverbuchung ist in folgende Bereiche unterteilt:
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Selektionsbereich, ermöglicht die Selektion und bestimmt die Anzeige der zu verbuchenden Rapporte.
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Leistungsübersicht, Übersicht aller Leistungen, welche die Kriterien gemäss Selektionsbereich erfüllen.
1. Selektionsbereich
Der Selektionsbereich ist folgende Bereiche unterteilt:
1.1 Personen
1.2 Rapportselektion
1.3 Rapporte Aus- & Abwählen & Verbuchen
1.1 Personen
Da Zeitpunkt und Intervall der Rapportverbuchung durch jeden Personaldienstleister anders sein kann, werden im TWM die Rapporte in folgende Personen, bzw. Rapportgruppen unterteilt:
a. ohne QS oder LP-Pflicht:
Selektioniert alle erfassten Rapporte von Personen ohne QS- oder Lohnpfändungs-Pflicht.
b. mit QS-Pflicht:
Selektioniert alle erfassten Rapporte von Personen mit QS-Pflicht.
c. mit QS oder LP-Pflicht:
Selektioniert alle erfassten Rapporte von Personen mit QS- oder Lohnpfändungs-Pflicht.
d. mit Monatslohn:
Selektioniert (unabhängig davon, ob ArbN QS- oder LP-pflichtig sind), alle erfassten Rapporte von Personen mit Anstellungsart 'Monatslohn mit Stunden- oder Monatstarif'.
Hinweise:
Rapportart
Wählen Sie hier, ob 'Alle Rapporte', nur 'Wochen-Rapporte' oder nur 'Monats-Rapporte' selektioniert werden.
Hinweis: Standardwert in diesem Feld ist 'Wochen-Rapporte'.
Lohnabrechnungs-Jahr
Hier wird durch das System das aktuelle Jahr eingetragen unter welchem die markierten Rapporte verbucht werden.
Hinweise:
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Vergessen Sie nicht bei der Dezember Lohnabrechnung (welche in der Regel im neuen Jahr) stattfindet, hier das entsprechende Jahr zu mutieren.
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Da Rapporte nur ins Vorjahr verbucht, und somit die Lohndaten verändert werden dürfen, bis die AHV, UV, KTG und BVG-Liste oder der Lohnausweis erstellt ist, wird das Verbuchen von Rapporten ins Vorjahr durch das Sperren des Vorjahr (unter Optionen, 'TWM-Einstellungen') verhindert.
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Wenn das Vorjahr noch nicht gesperrt ist, wird der Anwender durch eine MsgBox darüber informiert.
Lohnabrechnungs-Monat
Mit der Festlegung des Monats bestimmen Sie:
Rapportverbuchung bis
Hier bestimmen Sie, bis zu welchem Datum die erfassten Leistungen angezeigt, bzw. verbucht werden.
Hinweise:
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Wenn Sie den 'Lohnabrechnungs-Monat' auswählen, wird hier automatisch der letzte Tag des gewählten Monats als Datum übernommen.
Mitarbeiter /in: (Alle Mitarbeiter)
Wenn Sie nur für eine bestimmte Person die Rapporte verbuchen wollen, können Sie hier diese Person auswählen.
Hinweise:
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Standardwert in diesem Feld ist 'Alle Mitarbeiter'.
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Es werden nur Personen zur Auswahl angezeigt, für welche Rapporte zum Verbuchen bestehen.
Schaltfläche [Anzeigen]
Durch das Anklicken dieser Schaltfläche, werden die zur Verbuchung verfügbaren Rapporte, welche die oben gewählten Kriterien erfüllen angezeigt.
Hinweise:
In diesem Bereich können Sie (nachdem die selektionierten Rapporte angezeigt werden) die zu verbuchenden Rapporte wie folgt aus- oder abwählen und verbuchen.
Schaltfläche [Alle Rapporte]
Mittels dieser Schaltfläche werden alle in der Übersicht angezeigten Leistungen / Rapporte zur Verbuchung aktiviert.
Schaltfläche [Nur wenn alle Rapporte erfasst]
Durch das Anklicken dieser Schaltfläche werden nur die Rapporte von ArbN, für welche alle Rapporte erfasst wurden, zur Verbuchung aktiviert.
Schaltfläche [Keine Rapporte]
Deaktiviert alle Leistungen / Rapporte für die Verbuchung.
Schaltfläche [Abwählen]
Mit dieser Schaltfläche werden die Rapporte für den selektionierten ArbN abgewählt, bzw. deaktiviert, damit diese bei der Rapportverbuchung nicht berücksichtigt werden.
Schaltfläche [Verbuchen]
Mit dieser Schaltfläche werden alle freigestellten Rapporte (Status OK=aktiv) verbucht. Anschliessend stehen die Lohnabrechnungen zur Weiterverarbeitung unter dem Menü Personal, 'Lohnabrechnungen' zur Verfügung.
Hinweis: Zum Bearbeiten von Lohnabrechnungen werden entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt.
2. Leistungsübersicht Spaltenerläuterungen:
Welche Spalten angezeigt, bzw. ausgeblendet werden, können Sie selber bestimmen.
Damit Sie die wichtigsten Informationen sehen, sollten folgende Spalten sichtbar einstellen:
OK: Zeigt an, ob die Rapporte zur Verbuchung freigegeben sind.
QS: Zeigt, ob die Person quellensteuerpflichtig (kurz QS) ist.
LP: Zeigt, ob die Person eine Lohnpfändung (kurz LP) hat.
ML: Zeigt, ob die Person im Monatslohn (kurz ML) angestellt ist.
ZV: Zeigt ob die Person im Personalstamm, Fenster [Diverses] aktuell den Status ALV-ZV hat.
UV: Zeigt den UV-Code des Einsatzes, auf dessen Basis die Rapporterfassung erfolgte.
Personal: Zeigt Name und Vorname der Person.
Hinweis: Mittels Doppelklick können Sie direkt den Personalstamm öffnen.
Kunde: Zeigt den Name des Kunden unter welchem die Rapporterfassung erfolgte.
Hinweis: Mittels Doppelklick können Sie direkt den Adressstamm öffnen.
Jahr-KW: Zeigt das Jahr- und die KW in der entsprechenden Leistungszeile.
Start: Zeigt das Datum des Montags der Rapportwoche.
Ende: Zeigt das Datum des Sonntags der Rapportwoche.
Rapportart: Zeigt die Rapportart des Einsatzes auf dessen Basis die Rapporterfassung erfolgte.
Lohnart: Zeigt die Bezeichnung der Lohnarten/Leistungen.
KiStPflicht: Zeigt (nur bei QS-pflichtigen) den Status der Kirchensteuerpflicht des ArbN
KST: Zeigt die Kostenstelle, welche der Lohnart/Leistung zugewiesen wurde.
