Dokumente Vorlagen und Ablageverwaltung

letzte Mutation 04.10.2018
 
 
Einleitung
Damit die im Comatic7/TWM integrierte 'Dokumentenverwaltung' optimal genutzt werden kann, bedarf es einer einheitlichen, transparenten internen Organisation betreffend Verwaltung der Dokumente- Vorlagen- und Ablage.
Zudem müssen alle internen Mitarbeiter über diese Logik informiert werden und sich daran halten, damit alle gemäss den selben Konventionen die Dokumente verwalten.
 
 
Vorlagenverwaltung
Alle Dokumentenvorlagen werden gemäss Beschreibung 'Dokumentenvorlagen mit Platzhalter' erstellt und verwaltet.
Dokumentevorlagen können gemäss Kapitel 'Mischdokument mit Datenübernahme erstellen' für das Mischen von Vorlagen mit Daten aus der Datenbank verwendet werden.
Zudem können auch gemäss Kapitel 'Dokumente' Standard Ordnerstrukturen inkl. Dokumente erstellt werden.
 
 
Damit die Dokumentenvorlagen in Gruppen sortiert in der Dokumentenverwaltung zur Auswahl stehen, müssen unbedingt folgende Namenskonventionen eingehalten werden:
  • Vorlagen für Personen: Beginnen mit 'Personal' + 'Vorlagename'
  • Vorlagen für alle Firmen: Beginnen mit 'Firma' + 'Vorlagename'
  • Vorlagen für alle Kontaktpersonen: Beginnen mit 'KP' + 'Vorlagename'
  • Vorlagen für bestimmte Firmen: Beginnen mit 'Firma' + 'Firmenname' + 'Vorlagename'
 
Hinweis: Bitte wählen Sie beim Vorlagename eine Bezeichnung, welche möglichst kurz ist und trotzdem über den Inhalt informiert.