Ferien und unbezahlter Urlaub

letzte Mutation 17.04.2020
 
 
Einleitung
Grundsätzlich unterscheiden wir die Ferienverwaltung in folgende Personengruppen, bzw. Anstellungsarten:
Detail zu diesen Personengruppen finden Sie im Kapitel Ferien- und 13.-Monatslohn verwalten.
  • Ferienverwaltung für temporäres Personal im Stundenlohn
  • Ferienverwaltung für Personal mit Monatslohn
    Die Ferienverwaltung für Personal mit Monatslohn wird in folgende Gruppen unterteilt:
  • Internes Personal 
  • Personal mit Anstellungsart 'Monatslohn mit Monatstarif'
  • Personal mit Anstellungsart 'Monatslohn mit Stundentarif'
 
 
1. Ferienverwaltung für temporäres Personal im Stundenlohn:
Das Erfassen von Ferienbezügen und unbezahltem Urlaub mittels Rapporterfassung bildet die Basis für die korrekte Ferien und das korrekte Anzeigen der Daten im Leistungskalender.
Das Ferienguthaben in Stunden setzt sich aus dem prozentualen Ferienanteil der geleisteten Stunden zusammen.
Wenn in der Personalübersicht, das Flagfeld 'Fond Ferien' aktiviert ist, wird der im TWM berechnete Ferien-Anteil in CHF in ein persönliches Fondskonto und in das FiBu-Kto. 20091 gebucht.
Das Ferienzeitguthaben für Stundenlöhner wird immer, bzw. auch verwaltet, wenn das Feriengeld mit jedem Lohn ausbezahlt wird.
 
Rapporterfassungs-Konzept:
Wenn ein ArbN während der Einsatzzeit keinen Rapport oder einen Rapport mit fehlenden Angaben für einzelne Tage abgibt, werden an diesem Tag (wenn vorhanden), mittels Lohnart '135 Ferienbezug' Stunden erfasst.
Wenn der ArbN kein Ferienguthaben hat und während dem Arbeitsverhältnis trotzdem nicht arbeitet, wird für die fehlende Zeit mittels Lohnart '134 Unbezahlte Absenz' eine Rapporterfassung erfasst.
Hinweis: Die korrekte Eingabe von Ferien sowie unentschuldigter Abwesenheit ist die Voraussetzung das im Leistungskalender die durchschnittlichen Stunden korrekt berechnet/angezeigt werden.
 
Wir unterscheiden Ferienbezüge wie folgt:
a. Normaler Ferienbezug (ArbN hat gemäss Rapport Ferien bezogen):
Eingaben bei Ferienbezug:
  • unter Lohnart '135 Ferienbezug' Anzahl Ø Std. gemäss Leistungskalender (z. Bsp. 8 Std. für 1 Tag) erfassen.
Resultat:
  • In der Rapporterfassung wird in der Spalte 'Lohn' der 'Grundlohn 1 inkl. Feiertagsanteil' gemäss aktuellem, bzw. letztem Einsatz automatisch übernommen.
  • Der Stunden-Ferienbezug wird bei der Rapportverbuchung im Leistungskalender gespeichert.
  • Wenn der ArbN einen CHF-Ferienfond hat, berechnet das System den auszuzahlenden Ferienbezugsbetrag wie folgt:
    Anzahl Ferienstunden * Grundlohn 1 inkl. Feiertagsanteil (Maximalbetrag gemäss Fondsaldo im Leistungskalender) und speichert diesen Betrag im Leistungskalender.
 
b. Auszahlung des Ferien-Fond (ArbN wünscht per Austritt die Auszahlung des CHF Ferienfond)
Eingaben bei Auszahlung des Ferienfond
  • Lohnart '137 Ferienfond Auszahlung' inkl. 'Datum' des letzten Arbeitstag im Datumsbereich der Rapporterfassung erfassen (das Guthaben, bzw. der Auszahlungsbetrag wird durch das System automatisch berechnet).
  • Wenn ArbN nach dem Arbeitsverhältnis der Ferienfond ausbezahlt wird, kann das in seiner letzten Arbeitswoche (wie oben beschrieben) erfasst werden (auch wenn diese in einem Vorjahr ist).
Resultat:
  • Wenn die Ferienfondauszahlung in einer Rapportwoche eines Vorjahres erfasst wurde und unter TWM-Einstellungen, Register [AHV/FAK/GAV] das Flag 'Lohnbuchhaltung gesperrt' aktiv ist, wird beim Verbuchen der Rapporte in den Lohn die Lohnabrechnung mit Datum 03.01.JJJJ, bzw. bei Auszahlungen über CHF 1'250.- mit entsprechend späterem Datum generiert damit der ALV- und NBU-pflichtige Lohn nicht maximiert wird.
    (Im Jahr 2017 ist maximal CHF 411.66 pro Tag, CHF 12'350.- pro Monat, bzw. CHF 148'200 pro Jahr NBU und ALV1 pflichtig).
  • Das System ermittelt das CHF Ferienguthaben inkl. den letzten (erfassten) Rapporten und übergibt diesen Betrag der Lohnabrechnung. Der CHF-Ferienfond wird also somit saldiert.
  • Im Leistungskalender wird eine Buchung, welche dem Saldo entspricht, gebucht und somit der CHF- und Stunden-Saldo saldiert.
  • Zusätzlich wird eine neue Anstellungsperiode Ab 01.01.JJJJ und Bis-Datum gemäss Lohnabrechnungsdatum generiert.
  • Weitere Informationen zur Verwaltung des Feriengeld finden Sie am Ende des Kapitel Ferien- und 13.-Monatslohn verwalten. 
 
Hinweise zur Auszahlung von Feriengelder:
  • Der Ferienfond darf dem ArbN nur bei einem Firmen-Austritt ausbezahlt werden. Teilzahlungen aus dem Ferienfond sind gesetzlich nicht erlaubt, da gemäss OR ArbN der Ferienanspruch nicht in geldwerten Leistungen ausbezahlt werden darf.
  • Mittels Lohnart '137 Ferienfond Auszahlung' wird das gesamte Ferienguthaben (inkl. demjenigen der letzten Rapporterfassung) ausbezahlt und der Ferienzeitsaldo wird saldiert.
  • Auf die Auszahlung des Ferienfonds werden keine Beiträge für die FAR, WBK/VZK und Quellensteuer berechnet, da diese Abzüge bereits bei jeder Lohnabrechnung auf den Rückstellungsbetrag erhoben werden.
  • Pro erfasste Rapportwoche berechnet das System ¼ einer monatlichen Kinder, bzw. Ausbildungszulage. (maximal jedoch 4 mal ein ¼ Zulagen pro Monat).
  • Auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden kann B&F Ihnen die Lohnart '136 Ferienfond Teilauszahlung' einrichten. Mit dieser Lohnart können Sie (gesetzlich verbotene) Teilauszahlungen des Ferienfonds an ArbN auszahlen.
 
Hinweise zu Ferienfond Auszahlungen aus Vorjahren bei Saldoübernahme aus einem anderen System:
Bei einem Systemwechsel auf TWM müssen folgende Punkte unbedingt beachtet werden:
  • Abklären, ob die Rückstellungen für Feriengeld im alten System bereits in die Basis der QS sowie AHV, UV etc. genommen wurde oder nicht?
  • Die Lohnart '138 Ferienfond Auszahlung (Vorjahr)' muss durch B&F entsprechend den Voraussetzungen gemäss Punkt 1 angepasst werden.
  • Vorjahresfonds aus einem anderen System müssen bei den Eröffnungsbuchungen in ein separates Passivkonto (in der Regel Kto. 20092 Ferienguthaben per 31.12.JJJJ) gebucht werden.
  • Auszahlungen von Vorjahresguthaben müssen unter der Lohnart '138 Ferienfond Auszahlung (Vorjahr)' erfasst werden und werden somit automatisch in das Kto. 20092 gebucht!
 
 
2.  Ferienverwaltung für Personal mit Monatslohn
Die Ferienverwaltung für Personal mit Monatslohn wird in folgende Personengruppen unterteilt:
2.1  Internes Personal 
2.2  Personal mit Anstellungsart 'Monatslohn mit Monatstarif'
2.3  Personal mit Anstellungsart 'Monatslohn mit Stundentarif'
Detail zu diesen Personengruppen finden Sie im Kapitel 'Ferien- und 13.-Monatslohn verwalten'