Für eine speditive Rapporterfassung müssen die zu erfassenden Rapporterfassungsunterlagen wie folgend beschrieben aufbereitet, bzw. geprüft und gespeichert werden.
Rapporterfassung vorbereiten:
Rapporte auf Vollständigkeit prüfen
Damit bei der Rapporterfassung möglichst keine Fragen aufkommen, müssen die Rapporte durch eine dafür verantwortliche Person auf folgende Punkte kontrolliert und wenn nötig, ergänzt werden:
Name und Adresse der Einsatzfirma
Name und Adresse MitarbeiterIn
Wochen-Nr.
Datum Montag bis Freitag, bzw. Sonntag
Dass an jedem Tag etwas erfasst ist. (Leistung oder Status betr. Abwesenheit).
Erfasste Stunden und sonstiges auf Lesbarkeit
Total Stunden in Industrieminuten, bzw. in Dezimal
Unterschrift einer verantwortlichen Person des Einsatzbetriebs auf Rapport
Bei Rapporterfassung mit Anhang
Alle Rapporterfassungsunterlagen muss der Mandant in einem Ablagefach 'Rapporte zum erfassen' ablegen.
Vor der Rapporterfassung werden die Rapportunterlagen alphabetisch gemäss Name der ArbN sortiert.
Alle Rapporterfassungsunterlagen müssen durch den Mandant im Ordner 'Rapporte zum erfassen' als JPG-Datei gespeichert werden. Wenn die Rapporterfassungsunterlagen in Papierform vorliegen, können diese (wenn die entsprechenden Scannvoraussetzungen bestehen), wie folgt direkt aus dem Ordner 'Rapporte zum erfassen' eingescannt und als JPG-Datei gespeichert werden.
Alle Rapporterfassungsunterlagen beim Scanner in den Mehrblatteinzug legen.
Hinweis Bei Rapporte, im Format A5, empfehlen wir, diese hochkantig einzulegen!
In der Menüleiste 'Dokumente' anklicken damit die Dokumentenverwaltung geöffnet wird.
Ordner 'Rapporte zum erfassen' öffnen.
Folgende Einstellungen sollten vor dem einscannen im Scan-Dialogfenster festgelegt werden:
Auflösung: 300 x 300 dpi
Scanmodus: Echte Graustufen
Dokumentengrösse: je nach Format der Rapporte, Format A5 oder A4
Mittels Menü 'Einscannen' und bestätigen der Schaltfläche [Start] die Unterlagen einscannen.
Die eingescannten Unterlagen mittels Schaltfläche [JPG speichern] speichern.
Hinweis Weitere Infos zum Scannen von Dokumente, finden Sie im Kapitel 'Dokumente scannen'.
Kontrollieren Sie, dass alle Rapporterfassungsunterlagen korrekt gespeichert wurden.
Bei Rapporterfassung mit Anhang mittels TWM-Modul 'Web-Portal'
Als Voraussetzung zum scannen der Rapporte muss der Scanner gemäss Kapitel 'Web-Portal' konfiguriert werden.
Rapporte und weitere Rapporterfassungsunterlagen werden durch den Mandant zwischengelagert und jeweils per Datum der Rapportverarbeitung eingescannt, bzw. im Web-Konto 'Rapporte' gespeichert.
Kontrollieren Sie, dass alle Rapporte / Dokumente korrekt eingescannt wurden.
Der Outsourcingpartner kann dann unter Einsatzdaten mittels Schaltfläche [Web-Rapporte] die Rapporte öffnen, die Rapporterfassung vornehmen und den Rapport dem Rapportdatensatz anhängen.
Bei Rapporterfassung ohne Anhang
Rapporte und weitere Rapporterfassungsunterlagen werden durch den Betrieb zwischengelagert und jeweils per Datum der Rapportverarbeitung in der Dokumentenverwaltung der RZ-Adresse im Ordner: 'Rapporte\JJJJ' unter dem Dateiname: 'RapporteJJMMTT' eingescannt.
Durch zählen wird kontrolliert, ob alle Dokumente korrekt eingescannt wurden.
Abschliessend wird die PDF-Datei der RZ gemailt und die Rapporte im Rapportordner abgelegt.
Die RZ muss die PDF-Datei in der Dokumentenverwaltung des Betriebs im Ordner: 'Rapporte\JJJJ' speichern und kann die gedruckten und sonstigen Rapporterfassungsgrundlagen nach der Rapporterfassungkontrolle vernichten.
Falls durch die RZ Mutationen oder Zusatzinformationen auf die Rapport geschrieben werden, müssen diese Rapporte wie oben beschrieben in der Dokumentenverwaltung eingescannt und zur Ablage dem Betrieb gemailt werden.
Der Betrieb muss die Rapporte mit Mutationen ausdrucken und mit dem Original zusammen im Rapportordner ablegen.
