Personalvermittlung Voraussetzungen & Workflow

Letzte Mutation: 04.05.2017
 
 
Einleitung:
Einer Personalvermittlung geht in der Regel das Angebot, bzw. die Vorstellung von Kandidaten voraus.
Alternativ ist es auch möglich, dass Temporäre ArbN vor Ablauf einer 3-monatigen Einsatzdauer in eine Festanstellung übernommen werden.
 
Die Personalvermittlung ist in folgende Kapitel unterteilt:
  • Voraussetzungen für den Versand von Dauerstellendossier:
  • Chronologischer Ablauf einer Personalvermittlung
 
 
1.  Voraussetzungen für den Versand von Dauerstellendossier:
Seitens Kandidat / Stellenbewerber
  • Die Vorstellungen und Rahmenbedingungen der Firma und Anstellungsbedingungen zu kennen.
    Wichtige Bedingungen sind: Arbeitsort, Qualifikation, Tätigkeit, Lohn, Arbeitsbeginn und spezielle Kunden- Anforderungen-/Angebote.
  • Die notwendigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und Zeugnisse) zu besitzen.
     
    Seitens Firma / Kontaktperson
  • Die Firma wurde vorab über die allgemeinen Geschäftsbedingungen 'AGB' des Personaldienstleister informiert.
  • Die Firma wurde vorab über die Vorstellungen und Anforderung des Kandidaten informiert und ist am Kandidat interessiert.
 
Seitens Personaldienstleister
  • Ein Unternehmen, das die Rahmenbedingungen des Kandidaten und Personaldienstleister kennt und an einer Vermittlung interessiert ist.
  • Das Unternehmen verfügt über eine Stellenvakanz, welche den Vorstellungen des Bewerbers entspricht.
  • Die Vorstellungen und Rahmenbedingungen der Firma und Anstellungsbedingungen zu kennen.
  • Die Vorstellungen und Anforderung des Kandidaten zu kennen.
    Wichtige Bedingungen sind: Arbeitsort, Qualifikation, Tätigkeit, Lohn, Arbeitsbeginn und spezielle Kunden- Anforderungen-/Angebote.
  • Die zum Erstellen eines 'Dauerstellendossier' notwendigen Angaben und Unterlagen des Kandidaten zu besitzen.
 
 
2.  Chronologischer Ablauf einer Personalvermittlung:
  • Die oben aufgeführten Voraussetzungen 'seitens Personaldienstleister' müssen erfüllt sein.
  • Im Personalstamm die Personalien und die Angaben im Fenster [Stellensuche], bzw. Bereich [Dauerstelle] und [Allgemeine Infos] erfassen.
  • Im Personalstamm, Register [Dokumente] die Unterlagen des Bewerbers speichern oder einscannen.
  • Firmen, bzw. Kontaktperson kontaktieren um Interesse am Kandidat zu ermitteln und bei Interesse die Vorgehensweise mit KP vereinbaren.
  • Wenn Kontaktperson vorab die Zustellung des Personaldossier wünscht, folgende Arbeitsschritte vornehmen:
  • Im Register [Vorstellungen] des Personalstamm eine neu Vorstellung generieren und die vorstellungsspezifischen Angaben mutieren.
  • Die folgenden Dokumente werden bei Verwendung des persönlichen Lebenslaufes des Bewerbers ausgedruckt:
    -  Bewerberunterlagen (Unterlagen aus Register [Dokumente])
  • Folgende unter dem Register [Vorstellungen], Schaltfläche [Textsystem] verwalteten Dokumente drucken:
    -  Dauerstellendossier (BB persönlich) = Begleitbrief
    -  Dauerstellendossier (Deckblatt persönlich)
    -  Dauerstellendossier (Beurteilung persönlich) = persönliche Beurteilung des zuständigen Personalberater/Disponenten
  • Die folgenden Dokumente werden zum Lebenslauf über den Bewerber ausgedruckt:
    -  Bewerberunterlagen (Unterlagen aus Register [Dokumente])
    -  Lebenslauf (Im Register Vorstellungen mittels Icon [Drucker])
  • Folgende unter dem Register Vorstellungen, Schaltfläche [Textsystem] verwalteten Vorlagen drucken:
    -  Dauerstellendossier (BB Standard) = Begleitbrief
    -  Dauerstellendossier (Deckblatt)
    -  Dauerstellendossier (Beurteilung) = persönliche Beurteilung des zuständigen Personalberater
  • Die ausgedruckten Unterlagen mittels Karton-Mappe und folgenden zusätzlichen Unterlagen versenden:
    -  Allgemeine Geschäftsbedingungen (Rahmenbedingungen)
    -  Visitenkarte
    -  Firmen-Dokumentation (nur falls diese der Firma, bzw. der Kontaktperson noch nicht zugestellt wurde).
  • Kontaktperson und Kandidat nach einigen Tagen kontaktieren um Interesse und das weitere Vorgehensweise zu vereinbaren.
  • Wenn ein gegenseitiges Interesse besteht, einen Termin für eine 'persönliche Vorstellung' vereinbarten und folgende Arbeitsschritte vornehmen:
  • Im Register [Vorstellungen] eine 'persönliche Vorstellung' erstellen.
  • Termin mittels Textvorlage 'Vorstellung' im Textsystem unter [Vorstellungen] beiden Parteien bestätigen.
  • Kontaktperson und Kandidat nochmals  nach einigen Tagen kontaktieren um das Interesse zu überprüfen.
  • Bei erfolgreicher Vermittlung müssen noch folgende Arbeitsschritte vorgenommen werden:
  • Rechnung gemäss Kapitel 'Personalvermittlung verrechnen' erstellt werden.
  • Dem Kandidat wird noch der im Textsystem des Register [Vorstellungen], gespeicherte Brief 'Personal (Dauerstellen Dankensbrief)' zugestellt.
  • Abschliessend wird im Register [Vorstellungen] im Feld Resultat 'Festvermittlung' ausgewählt.
    
Hinweise:
  • Sobald wir ein Resultat (z. Bsp. Absage) einer Partei erhalten, muss dies im Register [Vorstellungen], im Feld 'Resultat' mutiert werden, damit der Workflow abgeschlossen und die Pendenz gelöscht wird.
  • Damit Sie das detaillierte Erfassen der Daten auf potentielle Bewerber reduzieren können, ist es empfehlenswert, das abstrakte Profil von möglichen Kandidaten vorab telefonisch mit der Kontaktperson zu besprechen.
  • Da der Mensch, aus verkaufspsychologischer Sicht, selber auswählen will, sollten der Kontaktperson jeweils 2 bis 3 Bewerbungsdossiers zur Auswahl zugestellt werden.
    Dabei können zum Favoriten die Dossiers von zwei weniger geeigneten Bewerber beigelegt werden, damit der Favorit entsprechend heraus sticht.