Dokumentevorlagen mit Platzhalter

letzte Mutation 11.07.2023

Einleitung

Im Comatic/TWM können gemäss folgender Beschreibung Wordvorlagen mit Platzhalterfelder erstellt werden. Diese stehen dann in der 'Dokumentenverwaltung' des Personal- und Adressstammes inkl. Register [Kontakte] im Register [Dokumente], mittels Kontextmenü zur Auswahl und können mit den Daten aus der aktuell offenen Adresse (Firma, Kontaktperson oder Person) gemischt werden.

sowie in der Menüleiste unter [Dokumente]

Erstellen von Word-Vorlagen mit Platzhalterfelder

Erstellen Sie ein neues Word-Dokument und wählen Sie beim Speichern, einem Namen gemäss Kapitel 'Dokumente Vorlagen und Ablageverwaltung'. Setzen Sie den Cursor an die gewünschten Position und fügen Sie an dieser Stelle eine Textmarke mit dem Namen gemäss Kapitel 'Platzhalterfelder für Dokumentenvorlagen' ein.

Hinweise:

Textmarken setzt man in Word mittels Menü 'Einfügen', 'Textmarke', Eingabe des Namens und [Hinzufügen].
Damit die Vorlagen in Gruppen verwaltet / angezeigt werden, empfehlen wir die Vorlagen für Personal beginnend mit 'PS_', solche für Firmen mit 'FS_' und jene für Kontaktpersonen mit 'KP_' zu bezeichnen.
Die Vorlagedokumente dürfen nicht schreibgeschützt werden, damit die Platzhalterfelder beim Mischen ausgefüllt werden.
Mittels F5-Taste kann in durch B&F erstellte Vorlagen der Schreibschutz aktiviert, bzw. mit F6-Taste deaktiviert werden.
Platzhalterfelder können nach dem Mischen nur ausgefüllt werden, wenn der Schreibschutz aktiviert ist.
Platzhalterfelder mit einem Namen, welche beim Mischen nicht ausgefüllt werden, werden durch das System gelöscht.

2. Nachdem Sie die Vorlage fertig erstellt haben, speichern Sie dieses wie folgt:

2.1 Prüfen Sie, dass Sie den gewünschten Mandant geöffnet haben.

2.2 Öffnen Sie mittels Menü-Schaltfläche [Dokumente] die Übersicht der Dokumentenverwaltung.

2.3 Wählen Sie den Ordner 'Vorlagen'.

2.4 Speichern Sie die Vorlage (welche Sie vorher in den Zwischenspeicher kopiert haben) in diesen Ordner.

Hinweis: Nun können Sie diese Vorlage gemäss Kapitel 'Mischdokument mit Datenübernahme erstellen' nutzen.