letzte Mutation 23.01.2023
Einleitung
Im folgenden Kapitel wird das Erstellen des Akontojournal per ende Jahr, das 'Abstimmen / Abgrenzen' sowie das 'Ausbuchen' von Akontozahlungen erläutert.
Details zum Erstellen, überweisen und verwalten der verschiedenen Akontozahlungen finden Sie im Kapitel Akonto.
Buchungen bei Akontozahlungen
Folgende Buchungen erfolgen beim DTA und DTA-SB Akontozahlungen:
Beim erfassen von Akonto in der Rapporterfassung, Register [Akonto]
Der Akontobetrag wird in den Leistungskalender ohne FiBu-Buchung gebucht.
Akonto mittels Zahlungsauftrag überweisen
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Datum:
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Buchungstext:
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Soll:
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Haben:
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Betrag:
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Akonto Valuta
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Auszahlung ZA-Nr. ?
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2010
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1020
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Lohnabrechnung erstellen mittels 'Rapportverbuchung in Lohn'
Der Akontobetrag wird in den Leistungskalender gebucht, zusätzlich wird folgende FiBu-Buchung gebucht.
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Datum:
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Buchungstext:
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Soll:
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Haben:
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Betrag:
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Lohnabr.-Datum
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810 Lohnvorschuss
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2011
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2010
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Akontozahlungen am Jahresanfang
Damit bei der Rapportverbuchung, bzw. beim Erstellen der letzten Lohnabrechnung im Vorjahr kein Akontozahlungen für das neue Jahr enthalten sind, müssen Akontozahlungen für das neue Jahr auf 'gesperrt' gesetzt werden. Diese müssen dann vor der 1. Lohnabrechnung im neuen Jahr wieder auf den Status 'Freigegeben' gesetzt werden.
Akontojournal als Saldonachweis per Geschäftsabschluss
Per ende Geschäftsjahr muss das Akontojournal als Saldonachweis gemäss Kapitel 'Akontojournal' erstellt werden.
Akontozahlungen abstimmen / abgrenzen
Per Datum des Geschäftsabschluss muss das Passivkonto '2010 Akonto' abgestimmt werden.
Dazu wird der Saldo des FiBu-Konto 2010 mit dem 'Akontojournal' verglichen und sollte nach evtl. Korrekturen und Ausbuchungen übereinstimmen.
Wenn nur ein Teil von Akontozahlungen (wegen Mangel an Lohnguthaben) mittels Lohnabrechnung den ArbN abgezogen wurden, bleibt dieser Betrag auf dem Konto '2010 Lohnkonto' hängen.
Bevor Sie solche Akontozahlungen wie unten beschrieben ausbuchen, müssen Sie in der Personalstammübersicht prüfen, ob der ArbN noch Guthaben aus Rückstellungen von Ferien- oder 13.-Monatslohn hat und wenn der ArbN noch Guthaben hat, diese wie üblich mittels einer Lohnabrechnung abrechnen.
Wenn der Saldo gemäss Akontojournal nicht mit dem gemäss Konto 2010 übereinstimmt
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Muss das Akontojournal aller Akontos, bzw. der 'nicht verarbeiteten' und der 'verarbeiteten' Akontos erstellt werden.
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Unter 'Hauptbuch', 'Konten' das Konto '2010' und Belegdatum des Vorjahres erfasst werden und die Daten durch das Anklicken der Spaltenbezeichnung 'Name' sortiert werden.
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Somit kann für jede Person geprüft werden, ob die abgerechneten Akontos mit denjenigen gemäss Akontojournal übereinstimmen.
Akontozahlungen ausbuchen
Wenn wir (aufgrund eines zu kleinen Lohnguthabens) dem ArbN nicht den gesamten Akontobetrag mittels Lohnabrechnung abziehen konnten, bleibt dieser Betrag auf dem Konto '2010 Lohnkonto' hängen.
Damit dieser (hängen gebliebene) Betrag das Abstimmen des Kontos 2010 nicht fälschlicherweise beeinflusst, müssen wir (nur bei Mitarbeiter, welche aus dem Arbeitsverhältnis ausgetreten sind) folgende Arbeitsschritte ausführen:
Bevor Sie jedoch Akontozahlungen ausbuchen, müssen Sie in der Personalstammübersicht prüfen, ob der ArbN noch Guthaben aus Rückstellungen von Ferien- oder 13.-Monatslohn hat und wenn der ArbN noch Guthaben hat, diese wie üblich auszahlen.
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Liste der ausstehenden Akontozahlungen muss unter dem Menü 'TWM', 'Akontojournal' ausdrucken.
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Alle ArbN, welche momentan und in der nächsten Zeit kein Arbeitsverhältnis haben markieren.
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Im Formular 'Rapporterfassung', Register 'Akonto' solche Akontos löschen.
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ArbN in folgende zwei Gruppen unterteilen:
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Das Guthaben soll zurück gefordert werden:
Es muss eine Rechnung ausgestellt werden, dabei muss das Gegenkonto '2010' sein.
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Das Guthaben wird als Verlust ausgebucht:
In der FiBu muss im Rapport 'Grundbuch- und Abschlussbuchungen' die folgende Buchung erstellt werden:
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Datum:
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Buchungstext:
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Soll:
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Haben:
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Betrag:
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31.12.JJJJ
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UB Abschreibung ArbN-Name Akonto vom TT.MM.JJ
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4090
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2010
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