Post- und Firmen E-Mailsletzte Mutation 18.04.2016
Einleitung
Jeden Morgen wird durch eine (dafür verantwortlich gemachte) Person die erhaltene Post geöffnet und die eingegangenen E-Mails verarbeitet.
Post- Spezifisches
Eingehende Unterlagen, welche zurück erwartet werden (z. Bsp. Einsatz- oder Verleihvertrag sowie Bestätigungen) und deshalb als History, bzw. Aufgabenpendenz verwaltet werden, müssen gemäss Kapitel 'Pendenzenverwaltung- und Kontrolle' abgearbeitet werden.
Das Dokument wird mit einem 'Empfangs-Datum' abgestempelt. Anschliessend werden die Unterlagen in den jeweiligen Ablagefächer abgelegt.
Die zum Versand bestimmte Post wird täglich vor Feierabend durch eine dazu verantwortlich gemachte Person verarbeitet.
E-Mail- Spezifisches
Eine für die Firmen-E-Mails verantwortliche Person muss die eingegangenen E-Mails lesen und die daraus resultierenden Massnahmen (z. Bsp. Mail beantworten- oder weiterleiten) vornehmen.
Je nach interner Organisation, kann verantwortliche Person direkt die aus dem Mail entstandene Aufgabe erledigen und anschliessend das Mail löschen- oder archivieren.
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